El coste real de una cita perdida no es solo el precio de esa cita: es esa facturación, más el tiempo del profesional que quedó pagado sin usar, menos lo poco que a veces se recupera colocando a otro cliente en el hueco. La fórmula corta: (citas perdidas al mes) × (ticket medio) × (12 meses), ajustado por cuánto de ese hueco sueles recolocar. El resto de este artículo desglosa cada parte para que el número te salga real, no genérico.
La fórmula, paso a paso
1. Cuántas citas pierdes al mes
No hace falta un sistema sofisticado: mira tu agenda de los últimos 2-3 meses y cuenta huecos que quedaron vacíos por ausencia sin aviso (no cuentes las canceladas con antelación suficiente para recolocar). Divide entre el número de meses para tener una media mensual.
2. Tu ticket medio
El ingreso medio de una cita en tu negocio. Si tienes servicios muy distintos entre sí (una limpieza dental y una endodoncia, por ejemplo), usa la media ponderada real, no el precio del servicio más caro.
3. Multiplica por 12
Citas perdidas al mes × ticket medio × 12 = pérdida bruta anual por ausencias.
4. Resta lo que sueles recolocar
Si normalmente consigues llenar una parte de esos huecos con lista de espera o llamadas de última hora, resta ese porcentaje. Si no tienes ese dato, asume 0 %: es más realista que asumir que siempre lo recolocas, porque la mayoría de huecos por ausencia surgen sin aviso previo, justo cuando ya no da tiempo a avisar a nadie más.
Un ejemplo con números inventados para que veas el cálculo
Una consulta que pierde 8 citas al mes, con un ticket medio de 45 €, sin recolocación habitual:
8 × 45 € × 12 = 4.320 € al año
Ese número no incluye el coste indirecto: tiempo de recepción gestionando la agenda, profesional parado esa franja. Solo la facturación directa que no entró.
Por qué el hueco casi nunca se recupera el mismo día
A diferencia de un comercio con clientes que entran sin cita, un negocio de cita previa vende tiempo de un profesional en una franja concreta. Si esa franja queda vacía, no hay "otro cliente de paso" que la ocupe: el hueco simplemente no se factura. Es la razón por la que las ausencias pesan tanto más en negocios de agenda cerrada (clínicas, consultas, talleres con cita) que en negocios de venta directa.
Qué hacer con este número
Una vez que tienes tu pérdida anual estimada, es más fácil decidir cuánto tiene sentido invertir en reducirla. Un recordatorio por SMS 24 horas antes de la cita, con confirmación de un clic, cuesta unos céntimos por envío. Mira el artículo sobre reducir ausencias con SMS para el detalle de cómo montarlo, y la página de precios para ver el coste real por mensaje.